+7 (499) 653-60-72 Доб. 817Москва и область +7 (800) 500-27-29 Доб. 419Федеральный номер

Ведение номенклатуры дел в организации

ЗАДАТЬ ВОПРОС

Ведение номенклатуры дел в организации

В соответствии со ст. Основным документом, которым регламентирован единый порядок ведения делопроизводства, является Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь далее — Инструкция по делопроизводству , утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января г. Номенклатура дел — это составляемый в определенном порядке список дел, формируемых в организации в течение календарного года, с указанием сроков их хранения. В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Систематизация конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствуют тем требованиям, которые предъявляются к аналогичной работе с документами открытого доступа.

Составляем номенклатуру дел

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Обычно проходит несколько лет с момента создания компании, прежде чем становится очевидным, что процессом роста количества документов нужно управлять и важно обеспечить их учет и хранение.

Когда накапливается значительное количество документов, возникают вопросы: как их разобрать и распределить по делам, что нужно хранить дальше, а что можно уничтожить.

Решить эти задачи без номенклатуры дел очень сложно, если вообще возможно. Для нас здесь важно следующее:. Надо учитывать, что номенклатура дел - локальный нормативный документ, обязательный для исполнения всеми без исключения работниками организации, а не только службой ДОУ.

Ее общее назначение - упорядочивание документов, формируемых в дела. Чтобы номенклатура соответствовала своему предназначению, при ее составлении обязательно следует соблюдать определенные правила, установленные действующими в настоящее время документами:.

Вы также можете воспользоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Номенклатура дел на предстоящий год должна составляться в последнем квартале текущего года и после утверждения руководителем вводиться в действие с 1 января. Номенклатура дел на год должна быть разработана в последнем квартале года и введена в действие с 1 января года.

Каждый год номенклатура пересматривается и уточняется, а не реже чем раз в 5 лет заново составляется и согласовывается. Новая номенклатура потребуется и при изменении функций и структуры организации, ведь это серьезно меняет состав документов. Общие требования к номенклатуре дел , которые учитываются при ее составлении, сводятся к следующему:. Составление конкретной номенклатуры дел значительно облегчает наличие типовых или примерных номенклатур.

Оба эти вида номенклатур могут разрабатываться службами ДОУ учреждений, имеющих сеть подведомственных организаций. Головные компании могут их разрабатывать для своих филиалов, представительств, дочерних компаний. В этом случае обеспечивается единая систематизация документов всей компании группы компаний. Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются для организаций, однотипных по характеру деятельности. Разница между ними состоит в характере применения:. Если номенклатура составляется не впервые, то используются и номенклатуры дел за предшествующие годы.

Перед составлением номенклатуры необходимо провести аналитическую работу - изучить состав, содержание и количество всех документов. В этом помогут: уставы и положения об организации, ее структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы журналы, картотеки.

Но главным источником для вас станут документы текущего делопроизводства и документы прошлых лет, хранящиеся в службе ДОУ и структурных подразделениях организации.

Работникам службы ДОУ, которые составляют номенклатуру дел организации, проще разобраться с документами, хранящимися у них, и сложнее - с документами структурных подразделений. Поэтому важно привлекать к этой работе сотрудников соответствующих отделов и служб, которые хорошо знают свои документы. Кроме того, в подразделениях должны составляться собственные номенклатуры дел. Важное значение имеет также изучение такого параметра документооборота, как направленность движения основных документопотоков.

Это позволяет выяснить состав постоянных корреспондентов для формирования дел по корреспондентскому признаку и выявить документы, массово концентрирующиеся в определенных структурных подразделениях, чтобы включить их в номенклатуры этих подразделений. Основное требование, предъявляемое к номенклатуре, - охват всех документов , образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться как документация, которая создается в самой организации внутренняя и исходящая , включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки, так и получаемая от других организаций и лиц входящая.

В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций. В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более 1 года так называемые переходящие дела. Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса.

В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров см. Обычно в качестве основы для определения структуры разделов номенклатуры дел организации берут структуру, закрепленную в ее штатном расписании.

Первым разделом сводной номенклатуры всегда идет название службы ДОУ: Управление делами, канцелярия или др. Последними - наименования организаций или органов, действующих на общественных началах. В небольших организациях или в случае отсутствия стабильной структуры разделами номенклатуры становятся управленческие функции или направления деятельности, например: Руководство, Кадры, Рекламная деятельность и т.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в настоящее время в Основных правилах работы архивов организаций.

Форма номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф см. Примеры 2, 3. Каждая строка табличной части номенклатуры дел называется статьей и описывает одно дело. Рассмотрим особенности заполнения граф этой таблицы. Индексы дел - условные обозначения, присваиваемые каждому делу, имеют большое значение для практического использования номенклатуры см. Для обозначения индексов дел используются арабские цифры. Обычно индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения, которое принято в организации, и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения.

Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел, сформированных в разных структурных подразделениях. Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом. Индексы из номенклатуры дел затем используются при регистрации документов. В 3 графе указывают количество дел томов конкретного дела. Толщина дела не должна превышать 4 см, что составляет примерно листов.

Если листов получилось больше, то дело делят на части тома. Их точное количество становится известным только по окончании делопроизводственного то есть календарного года, и эта графа заполняется в конце текущего года. Ссылка на название и выходные данные самого перечня делается на первой странице номенклатуры дел. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов.

Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела , так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело. Сроки хранения документов - постоянные или временные 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет и т. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается по наиболее ценной документации , то есть больший.

Например, если в деле находятся документы со сроками хранения 1 год, 3 года и 5 лет, все дело хранится 5 лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в году, будет исчисляться с 1 января года. Тогда в данной графе проставляют именно эти отметки.

Основными пособиями при определении сроков хранения дел служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения. Типовые перечни , разрабатываемые архивными учреждениями, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий.

Они отражают общие функции и вопросы организация системы управления, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и т. При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней, например:. Перечни типовых управленческих документов являются нормативными документами, и значит, сроки хранения документов, закрепленные в них, нарушать нельзя таким образом, организация не может хранить документы менее установленного срока, хотя увеличить этот срок она вправе.

Однако типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на их базе министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни , включающие наиболее полное систематизированное перечисление документации организаций и предприятий определенных отраслей.

При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии - типовыми перечнями. В акционерных обществах, помимо этого, очень важно знать и учитывать требования к срокам хранения документов, закрепленные в Положении о хранении документов в акционерных обществах. К составлению заголовков дел приступают после того, как выявлен круг документов организации для включения в номенклатуру. Заголовки дел должны в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать их состав, так как именно по заголовку дела производится поиск документов.

В заголовках конкретных дел будут содержаться разные элементы. Все зависит от того, какие документы объединены в деле. Но во всех заголовках в качестве обязательного минимального набора элементов будут следующие:. Степень дальнейшей конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае, чтобы обеспечивать наибольшее удобство работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации.

Они не дают возможности определить, какие виды документов и по каким вопросам включены в данное дело. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

Это неправильно, так как данные термины не предусмотрены государственным терминологическим стандартом. В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется. Однако при указании корреспондента нужно учитывать следующее:. Свои особенности имеют и заголовки дел, содержащие распорядительную, плановую и отчетную документацию. Это связано с тем, что годовые и квартальные или месячные отчеты имеют разные сроки хранения. После составления заголовков дел проводится их систематизация, то есть определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.

Вначале располагаются заголовки дел, включающие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом устав, положения, правила и т. Далее располагают заголовки дел с распорядительной документацией вышестоящих органов управления, затем заголовки дел с распорядительными документами самой организации приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов.

За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами годовыми, квартальными, месячными , перепиской и другими документами. Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после них - месячные. Аналогично систематизируют и дела с отчетными документами. Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале - переписка с директивными и вышестоящими органами, затем - с неподчиненными организациями и в конце - с подведомственными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.

При большом количестве однородных корреспондентов они могут размещаться в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий, например:. Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковым для всех структурных подразделений, так как только в этом случае будет обеспечен быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.

Номенклатура дел организации ее еще называют сводной номенклатурой дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений, согласованных с архивом компании и подписанных руководителями соответствующих подразделений.

Номенклатура дел структурного подразделения

Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства. Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:.

Порядок разработки номенклатуры дел

Под номенклатурой дел понимают оформленную соответствующим образом сводную ведомость перечень заглавий дел, ведущихся в организации на протяжении года. Подготовкой номенклатуры занимаются уполномоченные сотрудники службы ДОУ, при этом они руководствуются целесообразностью выделения документов организации в отдельные дела, исходя из опыта предыдущей работы с документами, объема документов по тому или иному направлению деятельности организации, важности этих направлений и т. Номенклатура дела является специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела. Номенклатура дел является важнейшим документом, применяемым в организации делопроизводства. Она представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

Ежедневно во всех организациях создается большое количество разнообразных документов, имеющих как практическое, так и историческое значение.

Экспертиза ценности документов. Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.

Номенклатура дел организации. Подготовка и ведение

Поэтому если кто-то полагает, что накопившиеся в процессе деятельности предприятия документы являются не более чем его собственностью, которая бесполезно занимает место в офисе, и никому до условий их хранения дела нет, он глубоко заблуждается. Более того, важно знать, что ст. Обеспечить надлежащее ведение документооборота в организации и хранение создаваемых и накапливающихся документов невозможно без номенклатуры дел, которая выполняет функции:.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

Номенклатура дел организации – составление и утверждение

Купить систему Заказать демоверсию. Номенклатура дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного до 10 лет включительно хранения. Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

Особенности составления и ведения номенклатуры дел

В зависимости от города, в нем существуют свои станции по оказанию услуги технического осмотра. Новосибирск ЗАО Старт; ООО Кларус; ЗАО ЦИК. Это лишь малая часть пунктов, получивших аккредитацию на проведение технического осмотра. У каждого сервиса, станции и другой организации, проводящей техосмотр должен быть соответствующий сертификат, который предоставляется клиенту по его требованию.

Опубликован образец сводной номенклатуры дел коммерческой организации на год со ссылками на статьи уже нового Перечня типовых.

Номенклатура дел

Обратитесь за бесплатной консультацией к нашим юристам и защитите свои интеллектуальные права. Если у вас возникли какие-то вопросы, связанные с исполнительным производством, вы всегда можете обратиться к нашим юристам и получить бесплатную юридическую помощь по телефону.

Юридическая консультация по недвижимость поможет вам без проблем грамотно оформить сделку купли-продажи, приватизировать квартиру или вступить в ипотеку. На нашем сайте вы можете задать вопрос юристу по недвижимости онлайн абсолютно бесплатно и получить ответ в течение 15 минут.

Разработка номенклатуры дел: классика жанра

Квалифицированный автоюрист подскажет, как составить ходатайство в ГИБДД и доказать свое законопослушное поведение.

Как отказаться от автокредита и вернуть машину. Как оформить ДТП на парковке. Как оформить ДТП по КАСКО.

Как быть в этой ситуации. Я сейчас нахожусь в отпуске. Могу ли я заранее написать заявление на увольнения и уволится не выходя на работу.

Речь не только о гражданах Украины, но и о гражданах РФ. Чтобы закончить войну, надо ее прекратить. К сожалению, этого не произошло.

Как получить возврат денег за посещение детского сада Возврат денег за детский сад - это существенная помощь молод. Как оформить ребенка в детский сад без прописки - особенности и порядок действий Все родители в РФ наслышаны о том, что отдать ребенка в детс. Оформление на работу на время декретного отпуска основного работника Замещение сотрудника: работа на время декретного отпуска осн.

Комментарии 6
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. coiriko

    Ваш ответ бесподобен... :)

  2. Розалия

    По-моему это очевидно. Вы не пробовали поискать в google.com?

  3. Каллистрат

    Поздравляю, вас посетила просто великолепная мысль

  4. Макар

    Большое спасибо за помощь в этом вопросе.

  5. Флора

    Вы попали в самую точку. Мысль хорошая, поддерживаю.

  6. Васса

    На громких заголовках и шумихи можно делать и не такие успехи.

Пошаговая инструкция для регистрации ИП

Пошаговая инструкция для регистрации ООО

Ведение бухгалтерии ИП

Ведение бухгалтерии ООО

Расчет налогов на УСН и формирование платежек

Кадровый учет

Формирование отчетности в ПФР и онлайн-отчетность

Формирование отчетности ИП и онлайн-отчетность

Расчет и оплата патента

Расчет и оплата торгового сбора

Интернет-бухгалтерия "Мое дело"

Расчет налогов на ЕНВД и формирование платежек

Формирование отчетности в ФНС и онлайн-отчетность

Формирование отчетности УСН и онлайн-отчетность

Формирование отчетности в ФСС и онлайн-отчетность

Расчет налогов в ФНС и формирование платежек

Формирование отчетности ЕНВД и онлайн-отчетность

Сотрудники: расчет налогов и формирование отчетности

Формирование отчетности ООО и онлайн-отчетность

Налогообложение УСН (регистрация, переход на УСН)

Налогообложение ЕНВД (регистрация, переход на ЕНВД)

Расчет налогов ООО и формирование платежек

Расчет налогов ИП и формирование платежек

Ведение КУДИР электронно